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如何防范假公章风险?——这5大措施是关键!

一、面签


即合同当事人面对面进行签章确认,是常规的、规范的业务操作流程应有之义。面签是保障签章真实的最直接有效的措施,但并不意味着面签就不存任何风险。风险无孔不入,面签同样存在风险。


其中,法律风险主要体现在合同管理规范上,例如客户自带褪色笔签字、字迹潦草、指印纹路模糊、伪造印章、多页合同书未加盖骑缝章、合同修改不规范、合同存在污渍或者缺损、空白合同等。所以即使合同(业务凭证)是通过面签获得,经办人、审查岗(授权人员)、审批岗仍应把好关,尽职审查。


为防范合同面签相关风险,一要坚持有序签约,签约过程要在视线范围内及掌控下进行,防止有人趁乱“浑水摸鱼”和“作假”;二是认真开展书面审查,包括对书面资料的形式和内容的合理性、合法性、合规性进行审查,确保该资料形式和内容完整、有效、规范。坚持“三亲见”(即:亲见本人、亲见本人签字、亲见原件)为原则,尽量要求客户提供资料原件。同时在办理信贷业务过程中,应坚持面谈制度,通过当面询问、验证,了解客户真实的经济能力、社会关系以及借款意愿、担保意愿等信息,有效防范信用风险。


二、公证


《公证法》第2条规定:

“公证是公证机构根据自然人、法人或者其他组织的申请,依照法定程序对民事法律行为、有法律意义的事实和文书的真实性、合法性予以证明的活动。”

公证书中载明的事实在法律上具有最强的证明效力。


所以,公证也成为了金融机构经常应用的风控措施。在此需要提醒的是:公证可以保证当事人签章的真实性,但并不能保证公证内容和效果是金融机构所预期的。


同样有人故意在《公证书》中设下陷阱,常见的,例如对《授权委托书》进行公证:公证机关出具的《公证书》中只载明了申请人在公证员面前对《授权委托书》进行签章(摁印)的行为和事实,并不审查《授权委托书》记载的授权事项、代理权限、授权期限等要素,而该《授权委托书》并非金融机构规定的统一文本,一般由申请人自行拟定或者由公证机关提供,部分申请人便借机在《授权委托书》上打起“马虎眼”,例如只授权代理人代为办理相关事宜的手续,而关于是否办理业务、办理何种业务的意思表示只字未提,也未对代理人签署相关文本的法律责任作出明确承诺,致使该《授权委托书》无法产生有效的授权效果,被法院认定为无权代理。所以,尽管相关资料经过了公证,但是书面审查工作仍然不能放松。


三、录像


录像是“视听资料”中的“影像资料”,可以作为证据。但根据《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第70条规定,认定视听资料的证明力需符合3个条件:有其它证据佐证、以合法手段取得、无疑点。存在疑点的视听资料不能单独作为认定案件事实的依据。对客户签章过程进行录像保存,并结合案件其它物证、书证、证言等证据,一般已能证明签章的真实性。


但在审查客户提供录像时,仍应认真考量,消除疑点,着重注意以下2点:


一是能识别客户面部特征或其他有效认定身份的特征;

二是能保证接收到文本是录像记录的原件。录像存在疑点的,应要求重新录像或者通过其他有效方式证明。规范的录像应遵循如下步骤:

第一步:客户表明身份,并出具有效身份证件进行证明;

第二步:客户对签约文本的内容进行说明并签章(摁印)。如果条件允许,应令客户通读全文,包括落款期限。若条件不允许,应至少明确签约文本的主要内容、重点要素以及文本唯一性特征(例如合同号、特殊标记等)。

第三步:客户展示签章状况。影像应能清晰的反映出客户笔迹、指印纹路、印章状况等。

第四步:客户对采用录像方式签章的原因进行解释说明,并承诺承担相应的法律后果。

第五步:客户明确录像时间、地点、摄像人、将采用何种方式将录像与文本原件送达金融机构。


四、特定或特殊的平台


一是公告,例如通过电视、广播、报纸等媒体以及官方网站对相关信息进行公告;


二是利用客户所有(指排他地占有、使用)的或者符合交易习惯的平台传递文本,例如邮箱、短信、聊天工具、自媒体。


根据《最高人民法院关于适用<中华人民共和国民事诉讼法>的解释》第116规定

通过电子邮件、电子数据交换、网上聊天记录、博客、微博客、手机短信、电子签名、域名等形成或者存储在电子介质中的信息应认定为电子数据,可作为证据。

但是,此类电子数据容易被篡改,其真实性很难得到法院认可。况且,金融机构作为法人主体,对此类电子数据的取证和保存都十分困难,并且金融机构仅以此判断客户身份和资料真实性略显失职。建议只作为参考。


五、电话核实


“视听资料”包含录音资料和影像资料。录音也可作为证据。但与录像相比,录音只有声音,无图像,故而在识别身份方面,金融机构可能负担更多的举证责任,甚至需要采用声纹鉴定来确定接听者的身份。


录音应采用较好的录音技术,保证良好的录音条件,降低噪音、杂音干扰,确保声音识别度高。并且录音应当未被剪接或伪造,内容未被改变,无疑点。同时建议通过拨打客户本人手机进行核实,客户矢口否认的概率较通过拨打固定电话核实的低。


在电话核实过程中必须有以下内容:核实身份、核实文本内容、询问是否本人签章、核实送达方式。核实文本内容应当越详细越好,至少要对文本主要内容、重点要素以及文本唯一性特征(例如合同号、特殊标记等)进行核实。


目前,我国印章管理制度仍不健全,存在私刻印章、伪造印章、多套印章等现象,同时印章种类繁多,部分单位用章不规范,导致金融机构在对单位客户印章进行真实性、合法性审查时显得相对困难、繁琐。但印章真假、效力问题在合同效力与责任分配上的影响又不可小觑。


那么,到底该如何判断单位客户印章是否真实及其效力呢?


印章常见的种类有公章、合同专用章、财务专用章、税务专用章等等,它们均在一定范围内代表单位意志,具有不同的用途。其中公章代表了单位的最高意志,合同专用章在对外合同方面具备与公章同样的效力,而其它印章只在特定业务范畴中生效。


无法判断印章真假时,可以借助以下几点进行突破:


01

向工商局、公安局查询


企业、个体工商户等单位向工商局申领营业执照后,凭照刻章,并将印章通过工商局进行备案登记。同时规范的印章刻制应当向当地公安局提出申请,通过审批后,由具备印章刻制资质的经营单位进行刻制。目前我行各地方公安局均建立或正在建立印章治安管理信息系统,以实现对印章业管理的电子化操作。经过公安局审批的印章均刻有唯一的数字编码。在肉眼识别时,可借此参考。但并不意味着无编码的印章就无法使用。无编码说明该印章未经过公安局审批,属于私刻印章,但其效力仍需视具体情况而定。如果该印章在工商局进行了登记或者已在民事活动中被经常使用的,应当认定该印章可代表单位意思表示。


02

建立印模


可令单位客户在本金融机构建立印模,对盖章进行验印。但在建模过程中,仍应注意对业务经办人的资格审查。


03

比照其他文件中的印章


可令单位客户提供已有文件中的盖章加以比对,最好是单位客户与公权力机关(例如政府部门、司法机关)发生法律关系的文件,例如政府项目投标书、行政处罚确认书、行政许可申请书、与政府签订的合同、税务证明、章程等。在此种情形下,即使上述印章与公安局登记不一致,相关判例也认定单位存在多套印章,承认该印章效力。


04

由法定代表人签字


法定代表人执行对外业务,无须另行授权,其行为代表单位。单位自然应承担相关法律后果。如果单位欲剥夺法定代表人的代表权,必须要在章程等文件上做出特别规定。根据我国《合同法》第50条规定:“法人或者其他组织的法定代表人、负责人超越权限订立的合同,除相对人知道或者应当知道其超越权限的以外,该代表行为有效。”故而由法定代表人签字确认,在一定程度上能弥补印章审查的不足。


最后,建议禁止自然人加盖“私章”代替“签字”的行为。虽然私章在票据业务中得到了广泛应用,但其弊端也十分明显,诸如字体不规范、重名多、与有效证件姓名不一致、一人有多个私章、易遗失、易变更,所以其在确定客户身份方面的效力远不如签字或摁印。